Format Surat Audiensi Organisasi Kemasyarakatan (ORMAS)

Senin, Februari 25, 2019 audiensi, DPD, laporan Ldii, ormas, Sekretariat, surat audiensi organisasi 1 Comment

Sebelum melaksanakan pertemuan dengan instansi terkait, suatu organisasi organisasi harus membuat dan menyampaikan surat keterangan bahwa pengurus organisasi ingin bertemu dengan ketua atau kepala kantor yang akan dituju yang disebut dengan surat audiensi.

Surat Audiensi berisi tentang permohonan organisasi  untuk dapat bertemu sesuai waktu yang telah ditentukan didalam isi surat audiensi. Selain itu format surat audiensi pengetikan diawali dengan kepala surat, nomor surat, perihal, tanggal, alamat yang dituju kemudian isi surat.

Didalam isi surat tertulis keperluan, tujuan beraudiensi, dan kapan pelaksanaan pertemuan antara pengurus organisasi dengan instansi yang dituju. Setelah isi surat diakhiri penutup dan diketahui oleh ketua dan sekretaris organisasi.

Tidak kalah penting harus mencantumkan no hp atau kontak person yang masih aktif bisa ketua, sekretaris atau keduanya di akhir isi surat, ini sangat penting apabila ada perubahan jadwal audiensi. Sehingga dapat dihubungi dengan cepat. 

Ada beberapa hal yg perlu diperhatikan dalam membuat surat audiensi Waktu penyampaian surat paling lama 1 Minggu sebelum pelaksanaan audiensi, supaya pejabat yg ingin ditemukan bisa mengatur jadwal dan tidak merasa didesak  dan waktu yang kita sampaikan bersifat tentatif atau dapt berubah menyesuaikan dgn jadwal pejabat.

Tujuan surat audiensi adalah agar instansi yang diajak untuk beraudiensi dapat mengatur jadwal sesuai yang kita inginkan, dan dapat bertemu dengan orang kita harapkan. Dan untuk organisasi benar-benar mempersiapkan dengan matang apa yang akan dilaporkan baik surat pelaporan, jadwal kegiatan, dokumentasi kegiatan dan lampiran lainnya.

Dan saat beraudiensi kita harus cari bagaimana dapat nomor kontaknya, asal usul daerah mana, hobinya apa dan lainnya, sehingga kalau kita atau orang yang diajak audiensi mau koordinasi kembali akan tercipta hubungan yang mudah, dekat dan akrab.

Untuk format penulisan dapat diunduh di link dibawah ini, bila ada yang kurang pas mohon kritik dan saran disampaikan melalui kolom komentar yang tersedia. Mari berbagi ilmu, smoga bermanfaat bagi kita semua. AJKK. (P09)

Unduh Format Surat Audiensi